Le traitement de texte de Microsoft regorge d'astuces permettant de gagner du temps lors de la rédaction et de la mise en page de vos documents.
Finies les remises de dossier à la dernière seconde, terminés les travaux scolaires en retard et les présentations précipitées ! De la protection d'un document à l'utilisation de dictionnaires spécialisés, voici dix astuces (versions XP et Vista) qui vous faciliteront la vie.
1 - Les raccourcis
Les touches de raccourci fourmillent dans Word. Voici un tableau récapitulatif (mais non exhaustif) des principales commandes "clavier" à utiliser, comme par exemple "annuler la dernière action" ou "étendre une sélection".
| Créer, ouvrir et enregistrer | |
| Créer | CTRL+N |
| Ouvrir | CTRL+O |
| Enregistrer | CTRL+S |
| Copier, coller, annuler | |
| Copier | CTRL+C |
| Couper | CTRL+X |
| Coller | CTRL+V |
| Sélectionner tout le document | CTRL+A |
| Annuler la dernière action | CTRL+Z |
| Revenir à l'état avant annulation | CTRL+Y |
| Copier l'en-tête ou le pied de page de la section précédente | ALT+MAJ+R |
| Inverser la casse d'un texte | SHIFT+F3 |
| Rechercher et remplacer | |
| Rechercher | CTRL+F |
| Relancer la recherche | ALT+CTRL+Y |
| Remplacer du texte | CTRL+H |
| Sélectionner du texte et des graphismes | |
| D'un caractère vers la droite | MAJ+Droite |
| D'un caractère vers la gauche | MAJ+Gauche |
| Etendre une sélection à la fin d'un mot | CTRL+MAJ+Droite |
| Etendre une sélection au début d'un mot | CTRL+MAJ+Gauche |
| Etendre une sélection à la fin d'une ligne | MAJ+Fin |
| Etendre une sélection au début d'une ligne | MAJ+Origine |
| Etendre une sélection d'une ligne vers le bas | MAJ+Bas |
| Etendre une sélection d'une ligne vers le haut | MAJ+Haut |
| Etendre une sélection à la fin d'un paragraphe | CTRL+MAJ+Bas |
| Etendre une sélection au début d'un paragraphe | CTRL+MAJ+Haut |
| Etendre une sélection au début du document | CTRL+MAJ+Origine |
| Etendre une sélection à la fin du document | CTRL+MAJ+Fin |
| Etendre une sélection à un bloc de texte | CTRL+MAJ+F8+Flèches |
| Annuler le bloc de texte sélectionné | ECHAP |
| Supprimer du texte et des graphismes | |
| Supprimer un mot vers la droite | CTRL+SUPPR |
| Supprimer un mot vers la gauche | CTRL+Retour arrière |
2 - Créer ses propres raccourcis
Vous utilisez régulièrement un certain nombre d'expressions dans vos documents ? Pour automatiser leur écriture, il vous suffit de leur attribuer un code, ce qui vous permettra de les taper en une seconde. Allez pour cela dans "Outils" et "Options de correction automatique".
Par exemple, tapez le raccourci "tm" pour "téléphones mobiles". A partir de là, à chaque fois que vous saisirez "tm", l'expression "téléphones mobiles" s'affichera.
3 - Remplacer un mot par un autre
A la relecture, vous apercevez un mot répété sans cesse avec la même faute. Rien de grave, il suffit de faire "Edition", puis "Remplacer".
Dans la zone de texte "Rechercher", tapez le mot que vous souhaitez voir changer. En dessous, inscrivez le bon.
Appuyez sur "Remplacer tout" pour l'appliquer à tout le document.
4 - De multiples dictionnaires à disposition
Machinalement, sous Word, lors d'une correction
automatique, le dictionnaire utilisé reste le même.
Pourtant, il existe différentes versions. En faisant
"Outils" et "Options", cliquez sur l'onglet
"Grammaire et orthographe".
Sélectionnez "Dictionnaires personnels"
Une liste de dictionnaires apparaît. Libre à vous
de choisir celui qui vous semble le plus approprié à votre document.
Différents thèmes sont à votre disposition comme "Juridique",
"Chimie" ou encore "Médecine".
5 - Protéger votre document par un mot de passe
Peur que quelqu'un fasse des modifications
de votre texte, ou même puisse tout simplement en
prendre connaissance ? Il existe sous Word une option permettant
de rendre accessible votre document par mot de passe. Dans
"Outils", "Options", allez dans "Sécurité".
Pour l'option lecture du document, insérez
le mot de passe de votre choix. Ensuite, il est conseillé
de le crypter à l'aide de "Options avancées".
Choisissez le type de cryptage "RC4,
Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0"
Personne ne pourra lire votre document sans le mot de passe choisi.
Dans le cas d'une restriction pour la modification, répétez la même
procédure dans l'espace "Mot de passe pour la modification".
Vos informations confidentielles sont maintenant
en sécurité.
6 - Des paragraphes indivisibles
Votre paragraphe sera alors uni.
7 - Souligner en discontinu un texte
Dans "Soulignement", choisissez "Mots" à la place de "Aucun".
Voici le résultat :
8 - Du texte sur une image
Assez méconnue mais pourtant pratique, une option du logiciel de traitement de texte de Microsoft permet d'insérer une image sous du texte, de manière superposée. Pour ce faire, insérer votre image avec le menu "Insertion", puis "Image", puis "A partir du fichier".
Double cliquez ensuite sur l'image, une fenêtre s'ouvre, nommée "Format de l'image"
Dans l'onglet "Habillage", appuyez sur "Derrière le texte" et le tour est joué.
9 - Aligner ses mots à gauche et à droite
Au moment de la mise en page, le texte se
présente sous cette forme:
Cependant, il est possible d'aligner sur
la même ligne le texte à gauche et à
droite. Pour cela, on utilise les espaces insécables.
Comment fonctionnent-ils ?
Sur une ligne, choisir un ensemble du texte
auquel vous appliquez la formule "Maj"+"Ctrl"+"Espace"
entre chaque mot. Ensuite, faites "Maj"+"Entrée"
pour sélectionner le paragraphe. Ainsi, cet ensemble
ne sera jamais dissocié et s'alignera à gauche
et à droite:
Astuce simple et pratique lors de la rédaction d'un mémoire ou autre dossier : ne pas numéroter à partir de la première page. En effet, celle-ci représente souvent le plan ou le titre de ce qui suit. Pour cette opération, faites "Insertion" et "Numéros de page".
Une fois l'onglet ouvert, décochez la case "Commencer la numérotation à la première page".
Ainsi, ce sera la seconde page qui portera le chiffre 1.
